Guía para la evaluación del cronograma

La siguiente lista contiene puntos de revisión que ayudan a evaluar la calidad y efectividad del cronograma de un proyecto para asegurar que es confiable, realista y útil para manejo de riesgos y alcance de los objetivos del proyecto.

1) Revisar las dependencias entre tareas

Revisar la integridad de la estructura lógica. Si existen actividades cuya interdependencia es incorrecta, inexistente o con restricciones de fechas, no será posible contar con una Ruta Crítica confiable. En caso de existir restricciones, estas deben ser una excepción y estar debidamente documentadas.

2) Alcance

Se debe verificar que las actividades en el cronograma describan con claridad el trabajo a realizar.

3) Duración de las tareas

Todas las actividades del cronograma deben tener una duración realista y confiable. Si la duración es muy larga, se deben dividir las tareas en períodos manejables. Generalmente una semana es una duración aconsejable.

4) Identificar holgura negativa

Por tiempos de espera negativos u holgura negativa, nos referimos a dependencias entre tareas que hacen que una actividad comience antes que termine su predecesora. Esto genera problemas en la actualización del cronograma. No debe haber tiempos de espera negativos en el cronograma.

5) Identificar tiempos de espera

Los tiempos de espera positivos u holgura positiva, aplicados forzadamente deben ser mínimos en el cronograma. No debe haber más del 5% de las dependencias que contengan tiempos de espera positivos.

6) Establecer dependencias adecuadas

Las relaciones de dependencia entre tareas son 4: Fin-Inicio, Fin-Fin, Inicio-Inicio e Inicio-Fin. Se acepta como buena práctica que el 90% o más de las relaciones de dependencia deben ser del tipo Fin-Inicio.

7) Holgura

El cronograma debe calcular y mostrar la holgura de cada tarea que representa el tiempo que puede atrasarse una actividad sin atrasar el proyecto. Holgura total negativa significa atraso. Si existe, se debe documentar la justificación y el plan para mitigar o, preferentemente, eliminar la holgura negativa. 

8) Fechas invalidas

Ninguna fecha después de la fecha de reporte puede estar marcada como “realizada”. Del mismo modo no puede haber actividades sin realizar antes de la fecha de reporte.

9) Recursos

Cada actividad del cronograma debe tener asignados los recursos de mano de obra, material y equipos y sus costos respectivos. Es aceptable cargar los costos de la actividad a modo de recursos.

10) Revisar tareas atrasadas

El propósito de este ejercicio es cuantificar las tareas que se completaron con atraso comparadas con la línea base. Solamente se cuentan las tareas completadas. Se puede considerar que una tarea fue completada en término teniendo en cuenta la holgura libre. La relación entre el número de tareas atrasadas y el número de tareas terminadas en término no debería ser mayor al 5%.  

11) Verificación de la Ruta Crítica

El propósito de esta verificación es comprobar la fluidez de la Ruta Crítica. Se agrega un atraso importante a una de las tareas de la ruta critica y se verifica que el atraso agregado es igual al atraso de todo el proyecto. Si no lo es, es muy probable que haya irregularidades entre las dependencias entre tareas. 

12) Índice de ejecución del cronograma base

El propósito de esta verificación es medir el desempeño del cronograma con respecto al cronograma base. Se calcula la relación entre todas las tareas que han sido completadas con las que deberían haber sido completadas de acuerdo al cronograma base.

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