Valor ganado

¿Qué es Valor ganado?

Valor ganado (VG) es un método de gestión de proyectos que se usa para evaluar el desempeño de un proyecto en forma sistemática a lo largo de su ciclo de vida. Este método tiene la habilidad de combinar las mediciones de las tres áreas del triángulo de gestión de proyectos: alcance, tiempo y costos.

De una manera simple, el uso del método de valor ganado ayuda a generar proyecciones acertadas del desempeño del proyecto, anticipando problemas potenciales. Lo cual es una contribución importante a la gestión del proyecto.


¿Quién lo inventó?

A principios del siglo 20 se comenzaron a utilizar métodos de medición de desempeño en la industria de la fabricación, basados en el término "tiempo ganado", popularizado por Frank y Lillian Gilbreth. El concepto se fue perfeccionando y tomó fuerza cuando el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, comenzó a exigirlo a sus contratistas en la década de los 60. Para fines de siglo, la técnica de VG ya se había convertido en un método integrado a la gestión de proyectos.


¿Para qué sirve?

El método VG sirve para darle valor al avance alcanzado en un proyecto a un tiempo dado. Por ejemplo, a una lista de tareas que conforman el proyecto otorgamos un valor dado a cada una de ellas. El valor puede ser en horas laborables, cantidad de trabajo, cantidad física, costo, etc. En forma simple podemos decir que cuando una actividad gastó el 50% de su tiempo, se debería haber realizado el 50% del trabajo. Es decir que si la actividad tiene un valor de 100 horas y el supervisor de la actividad nos informa que completó el 40% de la tarea en lugar del 50%, el valor ganado será: 100 horas x 40% = 40 horas. Que es menos que lo que habíamos planeado. En este caso, usando el valor ganado podemos decir que la tarea terminará más tarde que lo planeado y que costará más que el presupuesto original.


¿Cómo lo puedo calcular en mi proyecto?

Veamos el concepto de valor ganado en un ejemplo sencillo. Para no complicarnos, imaginemos que nuestro proyecto tiene solo 4 actividades: Zanjeo, Desfile, Soldadura y Revestimiento.

Cada actividad tiene una duración y va a necesitar cierta cantidad de horas para completarla. A esta cantidad de horas la vamos a llamar: Horas Planeadas, es decir, la cantidad de horas que estimamos que necesitará la tarea para ser completada según nuestro plan original.

Aquí vale la pena aclarar que las horas como valor de una tarea no son las horas de duración. A ver, si una tarea dura una semana, podemos decir que la duración es de 40 horas. Por decir algo. Sin embargo esa tarea puede requerir la participación de 3 personas para realizarla, entonces el valor será de 120 horas. Este será el valor del trabajo físico medido en horas.


De modo que nuestro plan será:

  1. Zanjeo: 840 Horas Planeadas; Duración 5 semanas

  2. Desfile: 1100 Horas Planeadas; Duración 6 semanas

  3. Soldadura: 2300 Horas Planeadas; Duración 7 semanas

  4. Revestimiento: 680 Horas Planeadas; Duración 5 semanas


Más o menos como se ve en el dibujito de más arriba.


Al final de la semana 6 se prepara un reporte de avance de tareas y vemos que:

Zanjeo debería haber terminado, pero solo completó el 78% del trabajo.

Desfile debería haber completado el 50% del trabajo, pero solo completó el 24%.

Soldadura y Revestimiento no nos interesa analizarlas porque todavía no comenzaron.


Zanjeo tiene un presupuesto total de 840 horas.

Completó un 78% del trabajo, entonces el valor ganado será:

VG = [Presupuesto] x [% Completado]

VG = [840 hr] x [0.78] = 655.2 hr

VG = 655.2 hr


Desfile tiene un presupuesto total de 1100 horas.

Completó un 24% del trabajo, entonces el valor ganado será:

VG = [1100 hr] x [0.24] = 264 hr

VG = 264 hr


Ahora sabemos que el valor ganado de las actividades es:

Zanjeo (VG) = 655.2 hr
Desfile (VG) = 264 hr
Soldadura (VG) = 0 hr
Revestimiento (VG) = 0 hr
Total Proyecto (VG) = 919.2 hr


Sale y vale. Pero es que todavía...

Así, solo, el valor ganado no aporta mucho al proyecto. Veamos qué pasa si lo combinamos con otros datos.

Por ejemplo Zanjeo, que no pintan para empleados del mes.. para la fecha del reporte deberían haber terminado. Pero no, consiguieron avanzar 655.2 horas. Es decir, hicieron una cantidad de trabajo que vale 655.2 horas. Y eso lo sabemos porque calculamos el valor ganado.

Ahora, al valor del trabajo que esperábamos completar a la fecha del reporte lo llamaremos: Valor Planeado (VP). Que en el caso de Zanjeo debería ser: VP = 840 hr. Porque es el total del trabajo, que ya debería estar terminado.

Además, de contaduría sabemos que en Zanjeo gastaron 780 horas hasta la fecha y en la tarea Desfile 297 horas. A esta cantidad le vamos a llamar: Valor real. Alguno podrá decir, bueno, no está tan mal, a los de Zanjeo todavía les queda presupuesto.


Veamos:

VP = Valor planeado
VG = Valor ganado
VR = Valor real

Para Zanjeo, esto será:

VP = 840 hr
VG = 655.2 hr
VR = 780 hr


Para Desfile:

VP = 550 hr
VG = 264 hr
VR = 297 hr


Con estos tres valores podemos obtener indicadores de desempeño. Como por ejemplo:

1) Eficiencia del programa: VG / VP
2) Eficiencia de costos: VG / VR

En ambos casos, si el resultado es menor que 1, entonces el proyecto tiene un avance menor que el planificado o un costo mayor que el estimado.

Eficiencia del programa para Zanjeo: Indicador de programa (Ip) = VG / VP = 655.2 hr / 840 hr = 0.78
Eficiencia de costos para Zanjeo: Indicador de costos (Ic) = VG / VR = 655.2 hr / 780 hr = 0.84


Desfile: Ip = VG / VP = 24% / 50% = 0.24 / 0.5 = 0.48
Desfile: Ic = VG / VR = 264 hr / 297 hr = 0.88


Indicadores de desempeño

Por lo pronto, convengamos que agregar una sección al informe de planificación que diga Indicadores de desempeño, suena cool y profesional. Pero estos indicadores, entre otros, tienen una gran utilidad para el planificador, además de hacer que luzca bien.

Por ejemplo, si dividimos la duración por el indicador de programa (Ip), podemos proyectar cuándo se completará la tarea Zanjeo:

Duración calculada (Dc) = Duración planeada (Dp) / Indicador de programa (Ip) = (Dp) / (Ip) = 5 sem / 0.78 = 6.4 sem
Costo calculado (C
c) = Costo planeado (Cp) / Indicador de costo (Ic) = (Cp) / (Ic) = 840 hr / 0.84 = 1000 hr


Si hacemos lo mismo con la tarea Desfile:

Duración calculada: Dc = 6 sem / 0.48 = 12.5 sem
Costo calculado: C
c = 1100 hr / 0.88 = 1250 hr


Claro que teniendo estos indicadores a mano, se podrán tomar medidas para corregir la proyección calculada y evitar el desvío del plan o mitigarlo de alguna forma. En la imagen de abajo podemos ver las proyecciones aplicadas al cronograma sin ninguna corrección. Algunas soluciones pueden ser: aumentar los recursos de mano de obra y maquinarias, replantear la metodología de trabajo, evaluar la presencia de factores externos que provoquen atrasos, especialmente en Desfile, etc.

Podemos poner los valores en una tabla y se verán más o menos así:

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