Cronograma Nivel II

¿Por qué necesitamos un cronograma de nivel II?

El propósito de contar con un cronograma nivel II, es proveer un documento de carácter gerencial al Jefe de Proyecto y a los líderes de las distintas disciplinas que componen el proyecto. Además, es una ayuda para la gerencia de la empresa durante las revisiones del proyecto y mantiene informado al cliente, socios y otras partes interesadas sin necesidad del nivel de detalle de un cronograma de nivel III o IV.

En la etapa de preparación de la propuesta, un ingeniero de planificación prepara un cronograma de acuerdo a los requerimientos de la invitación a presupuestar, enviada por el cliente a la empresa, reflejando además la estrategia de ejecución de proyectos de la empresa.

Durante la ejecución del proyecto, el Cronograma Nivel II proveerá al ingeniero de planificación una línea base para el proyecto, contra el cual podrá evaluar el estado del proyecto en cada actualización, analizará las desviaciones del plan, anticipará tendencias y riesgos y así estará en condiciones de sugerir acciones correctivas si fueran necesarias.

Alcance

El alcance del Cronograma Nivel II compete a todas las fases del proyecto. Podemos definir las fases como: ingeniería, compras (procura), fabricación, construcción y comisionado. Según sea el alcance del proyecto.

Responsabilidades

En el listado de abajo hemos incluido los principales grupos que serán responsables del desarrollo del Cronograma Nivel II. Estos identificarán los elementos que tendrán impacto en las actividades del cronograma y definirán las actividades clave. También serán responsables de la revisión, validación e implementación del Cronograma Nivel II y de mantener la integridad y consistencia del cronograma. Estos grupos son:

• Liderazgo del proyecto

• Ingeniería

• Control de proyectos

• Compras (procura)

• Fabricación

• Construcción

• Comisionado

• Operaciones

El Cronograma Nivel II es el resultado de un trabajo en equipo. Una vez que el equipo que dirige el proyecto se encuentre familiarizado con el alcance del proyecto, el jefe de proyecto coordinará y dirigirá varias reuniones para desarrollar y discutir el C-NII. El jefe del grupo de control de proyectos y el ingeniero en planificación tomarán debida nota de los temas discutidos y prepararán una minuta de cada reunión para enviar a todos los interesados y recibir comentarios. Prestando especial atención a los componentes críticos del plan.

El cronograma nivel II debe ser la herramienta de gestión y el canal para informar el estado del proyecto. Es aconsejable desarrollar el C-NII en una hoja de cálculo Excel para poder combinar las barras de duración y las curvas de progreso. El C-NII deberá estar listo un mes después de comenzar el proyecto. Este cronograma no cuenta con una construcción lógica como el cronograma nivel III y IV, sino que está basado en las experiencias previas y el sentido común.

Cada proyecto es único en términos de alcance, cliente, ubicación, hitos, etc. De modo que no es posible crear una plantilla o modelo de cronograma que se aplique a cada proyecto.

Elementos que afectan la secuencia de las actividades del cronograma

El equipo que lidera el proyecto es el principal responsable de identificar aquellos elementos que pudieran afectar la secuencia de las actividades del cronograma. Es trabajo del jefe de control de proyectos y el planificador organizar la información provista por los líderes de ingeniería, fabricación, compras y construcción para desarrollar el cronograma nivel II de acuerdo a dicha información.

Como mencionamos anteriormente, dado que cada proyecto es único, la lista de elementos clave provista aquí debe ser usada solamente como una guía y debe ajustarse a las necesidades de cada proyecto.

Ejemplos de elementos clave que pudieran afectar el cronograma y que deben ser observados:

• Revisar el alcance del proyecto

• Revisar los hitos del contrato

• Revisar las secuencias de construcción

• Identificar los equipos con tiempo de entrega largo

• Identificar los primeros y últimos sistemas/áreas críticas

• Identificar las duraciones estimadas

Responsables de proveer información:

• Alcance del proyecto: Jefe de proyecto

• Hitos del contrato: Responsable de ventas

• Delimitación de sistemas/áreas: Ingeniero de proyecto

• Listado de principales equipos: Ingeniero de proceso / mecánica

• Equipos con tiempo de entrega largo: Responsable del manejo de materiales

• Secuencias de construcción: Jefe de obra

Definir las actividades clave del cronograma

Los líderes del proyecto deben proveer una lista de actividades clave al grupo de planificación. Definimos actividades clave aquellas que se verán directamente afectadas por los "elementos que afectan la secuencia de las actividades del cronograma", ver más arriba. El grupo de control de proyectos desarrollará un primer borrador del cronograma con la secuencia del camino crítico con la ayuda del jefe de proyecto.

La información necesaria para completar este borrador será:

• Resultados del análisis de elementos que afectan la secuencia: Ingeniero planificador

• De 1 a 3 actividades clave de cada disciplina: Líderes de cada disciplina

• Ciclo del proceso de compra: Responsable del manejo de materiales

• Estrategia de subcontratos: Gerencia del proyecto

• 1-línea para pre-comisionado (duración): Jefe de obra

Definir el Cronograma Nivel II

Una vez que se definieron las actividades clave, el jefe de control de proyectos y el ingeniero de planificación, desarrollarán el cronograma agregando las actividades que sean necesarias para que el documento refleje el alcance del proyecto en su totalidad. Los líderes deben asistir al grupo de control de proyectos en el desarrollo del cronograma y son también responsables por la integridad y consistencia del C-NII, de acuerdo con la estructura de desglose de trabajo (EDT). El grupo de control de proyectos es además responsable de alinear el cronograma con los parámetros del presupuesto del proyecto.

La información necesaria para completar este paso será:

• Definición de las actividades clave: Ingeniero de planificación

• Presupuesto aprobado: Jefe de proyecto / Estimador

• Listado de entregables: Líderes de disciplinas

• Listado de equipos: Ingeniero de mecánica

• Subcontratos: Gerencia del proyecto

Revisar, modificar y consensuar el Cronograma Nivel II

El grupo de control de proyectos distribuye el C-NII a todo el equipo de proyecto para su revisión, comentarios y/o aprobación. El equipo de proyecto deberá retornar el cronograma con los comentarios o sin comentarios, en una fecha establecida por el ingeniero de planificación

Emitir el Cronograma Nivel II

Una vez que el ingeniero de planificación recibe los comentarios y modificaciones al cronograma, realiza los cambios indicados y procede a emitirlo oficialmente. Este cronograma servirá como línea base para la ejecución del proyecto.